PROTOCOLLO INFORMATICO E PROTOCOLLO RISERVATO

Con l'introduzione del protocollo informatico, è venuta meno la possibilità di sostenere la praticabilità di protocolli riservati.

Il D.P.R. 428 del 20/10/1998 contiene le norme finalizzate a disciplinare la gestione del protocollo elettronico informatico.

Il successivo D.P.C.M. 31/10/2000 ha stabilito le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle operazioni di registrazione del protocollo ed il formato e la struttura delle informazioni associate al documento informatico di cui all'art. 6, c. 5 del D.P.R. 428.

L'intera disciplina sull'argomento è confluita in specifici articoli del D.P.R. 28/12/2000, n. 445.

Si precisa che sono tenuti a realizzare la gestione del protocollo informatico le P.A. di cui all'art. 1 del D.Lgs. 165/2001 e cioè tutte le Amministrazioni dello Stato, compresi istituti e scuole di ogni ordine e grado.

Ai sensi dell'art. 50 del D.P.R. 445/2000 anche le istituzioni scolastiche dovevano provvedere entro il 1/1/2004 a realizzare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico. Particolare rilievo assumono gli articoli 50-54.

Si legga anche il decreto 14/10/2003 del Ministero per l'Innovazione e le Tecnologie contenente le "Linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi" (G.U. n. 249 del 25/10/2003).

Pertanto:

• Tutti gli atti che pervengono alla scuola vanno registrati al protocollo generale e l'atto va conservato nel fascicolo personale del dipendente o dell'alunno.

• Obbligo della scuola è quello di custodire adeguatamente il fascicolo suddetto, almeno con un controllo continuo degli accessi ai locali in cui è custodito. In tal senso, se è presente il personale vigilerà di conseguenza; se esso non è presente, il locale va almeno chiuso a chiave. Sarebbe meglio se anche l'armadio in cui sono stipati i fascicoli personali venisse chiuso a chiave al termine delle attività d'ufficio.

• Il dirigente deve selezionare le persone che possono avere accesso agli atti in oggetto (fascicoli personali dei dipendenti, degli alunni, dei diversamente abili), incaricarle a fini privacy, definendo con l'occasione compiti (apertura locali, custodia dei documenti, chiusura locali, ecc.) e richiamando le responsabilità (per mancato rispetto delle misure di sicurezza indicate nell'incarico e per eventuali danni conseguenti a persone o cose che dovessero verificarsi).

Ciò precisato, è evidente che

• tutti i provvedimenti disciplinari assunti nei confronto di docenti e Ata vanno registrati nell’unico protocollo dell’istituzione scolastica e inseriti nei relativi fascicoli personali

• tutta la documentazione relativa alla diversabilità va registrata nell'unico protocollo dell'istituzione scolastica e inseriti nei relativi fascicoli degli alunni

Nulla vieta, tuttavia, all’istituzione e all’impiego di un registro di protocollo riservato. Coerentemente alla normativa vigente in materia di protocollo informatico e gestione documentale, tale registro e quello generale di protocollo devono essere di tipo informatico.
Per quanto concerne infine l’aggiornamento del manuale di gestione del protocollo informatico dell’Istituzione scolastica, per introdurre l’uso del registro di protocollo riservato, è necessario apportare tali integrazioni e sottoporre il medesimo alla approvazione da parte dell’organismo competente.