Di seguito un riepilogo dei contenuti principali delle due note del Ministero dell’Istruzione e del Merito (MIM) relative alle modalità di gestione del registro elettronico da parte delle Istituzioni scolastiche...
1. Nota prot. n. 2773 del 04/04/2025
Oggetto: «Indicazioni alle Istituzioni scolastiche ed educative statali in merito alle modalità di gestione del registro elettronico».
Contenuti principali:
Si richiama che il registro elettronico è uno strumento ufficiale connesso allo svolgimento delle funzioni pubbliche delle istituzioni scolastiche, e comporta la gestione di dati personali di studenti, famiglie, docenti e personale.
Le istituzioni scolastiche devono orientarsi all’utilizzo del registro esclusivamente per le finalità di organizzazione e gestione delle attività educative, nel rispetto delle normative vigenti (in particolare privacy/dati personali).
Vengono fornite “indicazioni operative” su:
modalità di fornitura del servizio da parte di operatori (fornitori di registro elettronico) alle scuole;
responsabilità delle scuole rispetto all’uso del registro, all’organizzazione interna, ai controlli e alle condizioni contrattuali con fornitori;
Si richiama l’importanza della conformità del registro anche rispetto alla normativa sulla privacy, come richiamato dal Garante per la protezione dei dati personali («La scuola a prova di privacy») nel 2023.
È sottolineata l’autonomia delle istituzioni scolastiche, ma con la raccomandazione di puntuale adozione delle buone prassi e indirizzi indicati dal ministero.
Ulteriore indicazione: verifica che l’uso del registro non sia esteso a finalità diverse da quelle istituzionali.
Implicazioni pratiche:
Le scuole devono rivedere i propri contratti con i fornitori del registro elettronico, assicurandosi che siano rispettati i requisiti di trasparenza, privacy, sicurezza dei dati.
Il registro elettronico non può diventare veicolo di attività o funzionalità che esulano dalla didattica, dalla comunicazione scuola–famiglia e dalla gestione istituzionale.
Occorre che il personale scolastico sia consapevole dei limiti d’uso e delle responsabilità legate alla gestione dei dati sul registro.
2. Nota prot. n. 8916 del 21/11/2025
Oggetto: «Registri elettronici – Richiamo al rispetto delle indicazioni operative di cui alla nota prot. n. 2773 del 4 aprile 2025».
Contenuti principali:
Questa nota ha essenzialmente ribadito l’importanza di osservare le indicazioni della nota 2773/2025, richiamandole esplicitamente per le istituzioni scolastiche.
In particolare, viene richiamata l’attenzione sul fatto che il registro elettronico non debba essere usato per fini estranei alle finalità istituzionali, né integrato con servizi di marketing, pubblicità o promozionali da parte dei fornitori.
Si sottolinea la necessità che i fornitori aderiscano rigorosamente alle prescrizioni normative, e che le scuole vigili sul rispetto di tali condizioni.
Implicazioni pratiche:
Le scuole e i fornitori del registro sono messi in condizione di “allarme” rispetto a possibili indebite estensioni dell’uso del registro (ad es., per attività commerciali, promozionali).
Le scuole devono verificare che i software e i servizi utilizzati rispettino le indicazioni ministeriali: uso esclusivo per la funzione didattico-organizzativa, protezione dati, correttezza operativa.
Potrebbe essere richiesto alle scuole di svolgere una verifica interna o un audit del proprio sistema di registro elettronico per conformità con le indicazioni.
Confronto e visione d’insieme
La nota del 4 aprile 2025 (n. 2773) è quella fondamentale, che definisce le linee operative generali per l’utilizzo dei registri elettronici nelle scuole.
La nota del 21 novembre 2025 (n. 8916) funge da richiamo e rafforzamento, per assicurare che le scuole applichino quanto indicato dalla precedente nota e per evitare pratiche non conformi.
In sintesi: le scuole devono attenersi rigorosamente a criteri di correttezza d’uso, tutela dei dati personali, trasparenza dei rapporti con fornitori e evitare che lo strumento registro elettronico sia utilizzato per scopi che vanno oltre l’organizzazione e la didattica scolastica.
